Mae’r llythyr hwn yn rhoi crynodeb o drafodaethau a phenderfyniadau’r Bwrdd. Bydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Bwrdd, ynghyd â chrynodebau o gyfarfodydd blaenorol.
1. Diogelwch corfforol a seiberddiogelwch
Ym mis Mai 2021, gwnaethom ystyried y cyllid rydym yn ei ddarparu mewn perthynas â
diogelwch yr Aelodau, a chytuno i gael diweddariad ymhen chwe mis. Tynnwyd sylw at
bwysigrwydd y diweddariad hwn gan farwolaeth drasig Syr David Amess AS a risgiau
diogelwch diweddar mewn perthynas â busnes y Senedd.
Rydym yn croesawu'r adolygiadau diogelwch i’r Aelodau gan dîm Diogelwch y Senedd a'r
camau sy'n cael eu cymryd i argymell gwelliannau. Cytunwyd bod yn rhaid neilltuo digon o arian o gronfeydd canolog y Penderfyniad i gyflawni argymhellion sy’n hanfodol ym marn tîm Diogelwch y Senedd ar gyfer swyddfeydd yr Aelodau, llety preswyl ym Mae Caerdydd a phrif gartrefi.
Gwnaethom egluro, mewn perthynas â gweinyddu hawliadau am waith ym mhrif gartrefi'r Aelodau, y dylid dehongli adran 2.4.1A o'r Penderfyniad fel “rhagawdurdodiad” y Bwrdd ar gyfer gweithredu argymhellion sy’n hanfodol ym marn tîm Diogelwch y Senedd i'w gweithredu a'u hariannu o gronfeydd canolog y Penderfyniad, yn amodol ar brofion gwerth am arian a rhesymoldeb cyffredinol y Penderfyniad. Cytunwyd i ymgynghori fel rhan o'n Hadolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad ar gyfer 2022-23 ar ddiwygio darpariaethau fel ei bod yn amlwg nad ymdrinnir â'r hawliadau hyn dan y darpariaethau treuliau eithriadol mwyach, ond yr ymdrinnir â hwy yn yr un modd â hawliadau am swyddfeydd neu lety preswyl yr Aelodau ardal allanol.
Yn sgil datblygiadau diweddar, rydym hefyd wedi cytuno i ariannu un ddyfais ddiogelwch bersonol fesul swyddfa (yn ychwanegol at yr un fesul Aelod a ddyrannwyd eisoes) ac i ystyried cyngor yn y dyfodol ar anghenion cynyddol neu dystiolaeth o hynny. Nid yw hyn yn atal rhag rhoi rhagor o ddyfeisiau ar sail ad hoc pan fydd y tîm Diogelwch yn argymell hynny fel mesur diogelwch uwch.
Ailadroddwyd ein parodrwydd i dalu, o gronfeydd canolog y Penderfyniad, am atebolrwyddau treth sy’n codi i’r Aelodau o welliannau diogelwch i'w cartrefi eu hunain. Gofynnwyd, hefyd, i ragor o waith gael ei wneud i gadarnhau pa gytundeb sydd yn y cyddestun hwn rhwng San Steffan a Cyllid a Thollau EM, ac i fynd ar drywydd trefniadau priodol ar gyfer y Senedd a Cyllid a Thollau EM.
Cytunwyd i drefnu adolygiadau blynyddol o'r darpariaethau/cymorth diogelwch a ariennir gan y Penderfyniad i sicrhau eu bod yn ddigonol o hyd.
Nodwyd diweddariad gan dîm TGCh y Senedd ar waith parhaus i sicrhau seiberddiogelwch yr Aelodau, ac ystyried materion sy’n ymwneud â'n seiberddiogelwch ein hunain fel Bwrdd.
2. Strategaeth
Yn ein diweddariad diwethaf, gwnaethom adrodd ein bod yn bwriadu cytuno a chyhoeddi ein strategaeth derfynol yn dilyn ein cyfarfod ym mis Tachwedd. Rydym yn falch o'ch hysbysu bod ein strategaeth wedi’i chyhoeddi heddiw, ac y byddem yn croesawu unrhyw adborth arno.
3. Gofynion gorfodol y Bwrdd – polisïau cyflogaeth
Mae penodau 7 ac 8 o’r Penderfyniad yn nodi, mewn perthynas â chyfrifoldebau pob Aelod ac Arweinydd Plaid fel cyflogwyr, mai ein rôl ni fel Bwrdd yw:
- darparu lwfans y gellir ei ddefnyddio ar gyfer staffio, and
- pennu’r fframwaith cyflogaeth drwy ddarparu graddfeydd cyflog, contractau safonedig a pholisïau gorfodol ar gyfer yr holl weithwyr yn ymwneud â meysydd y gellir darparu cyllid ar eu cyfer drwy’r Penderfyniad.
Yn ychwanegol at y gofynion a nodir yn y Penderfyniad a'r contract cyflogaeth safonol, mae Llawlyfr Cyflogaeth i’r Aelodau ar wahân yn cael ei ddatblygu gan y tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau. Bydd y Llawlyfr hwn yn nodi gofynion gorfodol y Bwrdd (y mae cyllid yn amodol arnynt) ac arfer da a chanllawiau gan y Comisiwn (at ddefnydd yn ôl disgresiwn yr Aelod fel y cyflogwr). Mae’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau yn disgwyl y bydd y llawlyfr ar gael yn y flwyddyn newydd.
Yn ystod ein cyfarfod, gwnaethom ystyried y camau y mae'n rhaid i ni eu cymryd i wella eglurder mewn perthynas â gofynion gorfodol y Bwrdd fel rhan o'n Hadolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad. Yn benodol, ein nod yw bod yn glir y bydd y Bwrdd yn gwneud penderfyniadau mewn perthynas â pholisïau penodol lle mae gan y mater perthnasol ganlyniad ariannol uniongyrchol – fel rheol mater i Gomisiwn y Senedd yw darparu rhagor o fanylion fel canllawiau a/neu dempledi ychwanegol o arfer da i'r Aelodau fel cyflogwyr. Cytunwyd hefyd i wneud y canlynol:
- ymgynghori ar fanylion gofynion gorfodol amser i ffwrdd ar gyfer dyletswyddau cyhoeddus fel rhan o'r Adolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad ar gyfer 2022-23;
- ystyried ymhellach y prif bwyntiau sy'n ymwneud â gwirfoddolwyr yn y dyfodol;
- dychwelyd i weithdrefnau Disgyblu a Chwyno’r Bwrdd pan fydd yr Adolygiad Urddas a Pharch presennol a gynhelir gan Gomisiwn y Senedd wedi dod i ben, o gofio ei berthnasedd.
4. Adolygiad Blynyddol o’r Penderfyniad
Mae'r Bwrdd yn adolygu'r Penderfyniad yn flynyddol i sicrhau ei fod yn cyflawni'r amcanion
a nodir ym Mesur Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Taliadau) 2010. Fel rhan o'r adolygiad hwn, rydym yn ystyried a oes angen gwneud cynigion ar gyfer newid ac rydym yn ymgynghori ar y cynigion hynny cyn cyhoeddi'r Penderfyniad newydd ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf.
Rydym yn ddiolchgar i'r holl Aelodau a phleidiau gwleidyddol a gyflwynodd wybodaeth i ni ei hystyried fel rhan o'n hadolygiad. Rydym wedi ceisio sicrhau bod ein cynigion yn ystyried y wybodaeth hon, yn ogystal â'r adborth a gawsom fel rhan o'n rhaglen ymgysylltu ag Aelodau a staff, gan gynnwys cyfarfodydd grŵp cynrychioliadol, sesiynau galw heibio a chyfarfodydd un i un.
Bydd ein cynigion yn cael eu nodi'n fanwl yn ein dogfen ymgynghori, a gyhoeddir ddechrau’r tymor ym mis Ionawr, gyda chyfnod ymgynghori chwe wythnos. Yn ystod y cyfnod ymgynghori, byddwn yn cynnig mynd i gyfarfod pob grŵp plaid, a Jane Dodds AS, i drafod ein cynigion ymhellach â chi.
5. Materion eraill
Cyfarfod ad hoc y Bwrdd (11 Tachwedd 2021)
Diben y cyfarfod oedd trafod cais gan Brif Weithredwr a Chlerc y Senedd i’r Bwrdd egluro
ei ddisgwyliadau mewn perthynas â dehongli paragraff 6.8.1 o'r Penderfyniad. Hefyd, gwnaeth y Prif Weithredwr a Chlerc ddweud wrth y Bwrdd am ei thuedd i fabwysiadu dehongliad bras o’r darpariaethau a wnaed drwy gronfa COVID-19 er mwyn Dychwelyd i’r Swyddfa a'r ddarpariaeth Iechyd a Diogelwch yn y Gronfa Costau Swyddfa â Chysylltu ag Etholwyr.
Er gwybodaeth i’r Aelodau, ceir copïau o lythyr y Prif Weithredwr ac ymateb y Bwrdd yn
Atodiad B ac Atodiad C yn y drefn honno. Yn gryno, cadarnhaodd y Bwrdd ei fwriad bod y
gofynion ym mharagraff 6.8.1 o'r Penderfyniad yn gymwys i bob cytundeb rhentu newydd
a phob cytundeb rhentu sy’n cael ei adnewyddu (ond nid adolygiadau rhent arferol sy’n
cael eu cynnal yn unol â chytundeb presennol). Nod y Bwrdd yw, gyda threigl amser, y
bydd yr holl gytundebau prydles/rhent sydd ar waith wedi bod yn destun prisiad ac y bydd
yr Aelodau wedi cael cyngor cyfreithiol ar addasrwydd eu cytundeb. Hefyd, gwnaethom
gadarnhau, yn ddarostyngedig i ystyriaethau a gofynion a amlinellir yn ein llythyr, ein bod
yn fodlon ar fwriad y Prif Weithredwr i fabwysiadu dehongliad bras o'r darpariaethau a
wnaed drwy'r Gronfa Covid i gefnogi dychwelyd i swyddfeydd (adran 2.5 o’r Penderfyniad)
a'r ddarpariaeth Iechyd a Diogelwch yn y Gronfa Costau Swyddfa â Chysylltu ag Etholwyr
(adran 6.7 o’r Penderfyniad), ac i ganiatáu iddynt dalu am:
“…y costau cysylltiedig â mesurau i ddarparu swyddfa briodol mewn ymateb i
asesiadau risg. Gallai'r rhain gynnwys cost prisiadau a chyngor cyfreithiol os yw
symud neu ymestyn swyddfa yn fesur priodol. Gallant hefyd gynnwys cyfleusterau
sydd eu hangen yn y lleoedd ychwanegol/newydd hyn neu waith i'w gwneud yn addas
i fodloni paragraff 6A.1.3, gan gynnwys sicrhau bod swyddfeydd yn ddiogel, ac wedi'u
staffio”.
[Ffynhonnell: Llythyr gan Brif Weithredwr a Chlerc y Senedd, 22 Hydref – gweler Atodiad B ar gyfer y testun llawn]
Y Cytundeb Cydweithio
Fel y corff sy'n gyfrifol am benderfyniadau ar y system cymorth ariannol a thaliadau i Aelodau, rydym yn ystyried effaith y Cytundeb Cydweithio, a'r mecanweithiau a roddodd Llywodraeth Cymru a Phlaid Cymru ar waith i'w weithredu, ar feysydd sydd o fewn ein cylch gorchwyl. Gwnaethom gyfarfod ddoe (8 Rhagfyr 2022) i ystyried y materion hyn yn gychwynnol a nodi y bydd y Llywydd yn gwneud datganiad ar y goblygiadau i Fusnes Senedd yr wythnos nesaf. Byddwn yn darparu diweddariad ar ein hystyriaethau i'r Aelodau bryd hynny.
6. Ein cyfarfod nesaf
Cynhelir ein cyfarfod nesaf ar 27 Ionawr 2022. Ffocws ein cyfarfod fydd ein hadolygiad o ofynion hyblyg/gweithio gartref a gofynion iechyd a diogelwch cysylltiedig (y nodwyd ei gefndir yn ein llythyr diweddaru diwethaf).