Polisi Preifatrwydd

Cyhoeddwyd 04/08/2021   |   Diweddarwyd Ddiwethaf 16/09/2021   |   Amser darllen munudau

Mae’r datganiad isod yn rhoi trosolwg o sut y byddwn yn trin y wybodaeth rydych yn ei chyflwyno i ni.

Pwy ydym ni 

Bwrdd Taliadau Annibynnol y Senedd ydym ni.  Ni yw rheolydd data’r wybodaeth a roddir gennych, a byddwn yn sicrhau y caiff y wybodaeth hon ei diogelu a’i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Ein Manylion Cyswllt

Rydym wedi penodi swyddog diogelu data sy’n gyfrifol am oruchwylio cwestiynau mewn perthynas â’r hysbysiad preifatrwydd hwn.  Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am y ffordd yr ydym yn prosesu data personol, neu sut i arfer eich hawliau, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data:

  • E-bost: data@senedd.cymru
  • Post: Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN
  • Rhif ffôn: 0300 200 6565

Pam rydym yn casglu’r wybodaeth hon

Rydym yn defnyddio data personol i gyflawni ein swyddogaethau a’n gweithgareddau.  Mae’r rhain yn cynnwys:

  • gwneud penderfyniadau ynghylch y tâl a’r lwfansau sydd ar gael i Aelodau o’r Senedd o dan ein Penderfyniad;
  • ystyried ceisiadau gan Aelodau o’r Senedd am dreuliau eithriadol;
  • ymgynghori ag Aelodau o’r Senedd, eu staff cymorth, undebau llafur ac eraill ar y penderfyniadau a wnawn;
  • ymgysylltu â rhanddeiliaid;
  • cadw cofnodion a gwybodaeth; a
  • gwaith gweinyddol sy’n gysylltiedig â’n gweithgareddau.

Gellir casglu gwybodaeth gan ystod o unigolion gan gynnwys: Aelodau o’r Senedd a’u staff cymorth, staff cymorth grŵp, swyddogion Comisiwn y Senedd, cynrychiolwyr undebau llafur, y cyhoedd, a rhanddeiliaid eraill.

Cesglir gwybodaeth mewn amryw ffyrdd sy’n cynnwys: ymgynghoriadau; arolygon; gohebiaeth gan gynnwys e-byst; sylwadau neu sesiynau ymgysylltu eraill gydag Aelodau’r Senedd a staff cymorth; a chyfarfodydd â rhanddeiliaid.

Wrth gyflawni ein gweithgareddau, efallai y byddwn yn cadw manylion cyswllt a data personol eraill unigolion mewn sefydliadau eraill y mae gennym berthynas â nhw, gan gynnwys ein contractwyr a’n hymgynghorwyr.

Rydym yn defnyddio sianeli ar y cyfryngau cymdeithasol fel rhan allweddol o’n gwaith ymgysylltu â’r cyhoedd.  Yn ogystal â defnyddio’r sianeli hyn i roi gwybodaeth at ddibenion codi ymwybyddiaeth, rydym yn annog rhyngweithio.  Ymhlith y cynnwys mae delweddau, fideos, ffeithluniau ac animeiddiadau, ond nid yw wedi’i gyfyngu i’r mathau hyn o gynnwys.  Y sianel rydym yn weithredol arni ar hyn o bryd yw Twitter.

Ein seiliau cyfreithiol ar gyfer casglu, dal a defnyddio’ch gwybodaeth bersonol

Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol (neu ‘amodau’) sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol.  At ddibenion prosesu’r data personol a ddarperir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:

Mae angen prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd

Y dasg yw hwyluso gwaith corff annibynnol i gyflawni ei weithgareddau sy’n gysylltiedig â phennu’r tâl a’r lwfansau sy’n daladwy i Aelodau o’r Senedd.  Mae cwmpas ein gweithgareddau wedi’i amlinellu yn adrannau 20, 22, 24, 53 a 54 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 a Mesur Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Taliadau) 2010 ac yn ymwneud â gwneud penderfyniadau am y tâl a’r lwfansau a delir i Aelodau o’r Senedd.  Rhaid i ni weithredu mewn modd agored a thryloyw.  Rhaid i ni ymgynghori â’r rheini y mae ein penderfyniadau yn debygol o effeithio arnynt, gan gynnwys Aelodau o’r Senedd, y staff a gyflogir gan yr Aelodau (neu gan grwpiau o Aelodau), yr undebau llafur perthnasol ac unrhyw bersonau eraill sy’n briodol yn ein barn ni.

Cyflawni contract

Efallai y byddwn yn ymrwymo i gontractau i gynorthwyo gyda’n gweithgareddau a’n penderfyniadau.

Data personol categori arbennig

Efallai y byddwn yn prosesu data personol categori arbennig fel rhan o’n gwaith i gasglu gwybodaeth. Diffinnir data personol categori arbennig fel rhai sy’n cynnwys data sy’n datgelu cefndir unigolion o ran hil, ethnigrwydd, credoau crefyddol neu athronyddol, cyfeiriadedd rhywiol a data am iechyd. Efallai y byddwn yn prosesu unrhyw ddata categori arbennig perthnasol amdanoch chi ac unrhyw un arall y byddwch yn sôn amdanynt yn eich ymateb.

Caiff data categori arbennig eu prosesu ar y sail ei fod yn angenrheidiol er budd sylweddol i’r cyhoedd (fel y darperir yn Erthygl 9(2) (g) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, a ddarllenir ar y cyd â pharagraff 6 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018).

Beth y byddwn ni’n ei wneud â’r wybodaeth hon

Rhaid i ni weithredu’n gyffredinol mewn modd agored a thryloyw, a chyhoeddi unrhyw wybodaeth a fydd yn galluogi i’r cyhoedd gael y wybodaeth ddiweddaraf am ein gweithgareddau.

Bydd aelodau’r Bwrdd ac ysgrifenyddiaeth y Bwrdd (cyflogeion Comisiwn y Senedd) sy’n rhan o’r gweithgaredd perthnasol yn gweld yr holl wybodaeth a gyflwynir gennych.

Efallai y caiff rhywfaint o wybodaeth ei rhannu â gweithwyr Comisiwn y Senedd er mwyn cael barn a chyngor wrth ystyried unrhyw newidiadau i’r tâl a’r lwfansau sydd ar gael o dan y Penderfyniad a sut y dylid gweinyddu unrhyw newidiadau.

Mewn achosion lle rydym yn ystyried cais am dreuliau eithriadol, efallai y bydd angen i ni rannu gwybodaeth â gweithwyr Comisiwn y Senedd er mwyn gallu ystyried yr hawliad yn llawn.

Os byddwch yn rhoi sylw neu’n ein tagio ni mewn trydariad, efallai y byddwn yn storio’r data.  Byddai hyn yn cynnwys eich enw defnyddiwr, ac unrhyw wybodaeth bersonol arall rydych wedi’i rhannu â ni.  Yn dibynnu ar ba safbwyntiau a phrofiadau rydych wedi penderfynu eu rhannu, efallai y bydd cynnwys eich trydariad yn cael ei ystyried fel data categori arbennig.

Fel arfer ni fyddwn yn prosesu unrhyw wybodaeth a roddir i ni drwy’r cyfryngau cymdeithasol, a bydd ein rhyngweithiadau’n aros ar y sianeli eu hunain.  Mae’r rhain yn dod o dan delerau ac amodau a hysbysiadau preifatrwydd Twitter. Nid ydym yn defnyddio unrhyw ddata nad yw pobl eisoes wedi cytuno i’w wneud yn gyhoeddus ar y sianeli eu hunain.  Mae hysbysiad preifatrwydd Twitter ar gael yma: https://twitter.com/en/privacy.

Ble y byddwn yn storio eich gwybodaeth

Caiff eich gwybodaeth ei chadw ar rwydwaith TGCh Comisiwn y Senedd (sy’n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft).  Mae unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i’r Deyrnas Unedig, ar wahân i drosglwyddiadau i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd, yn dod o dan gymalau cytundebol lle y mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd. Mae manylion am sut y bydd Microsoft yn defnyddio’ch data ar gael ar ei wefan: https://privacy.microsoft.com/cy-gb/privacystatement

Gellir cadw gwybodaeth hefyd yn system rheoli busnes y Senedd a ddarperir gan Mod.Gov.

Cyhoeddi data personol

Efallai y byddwn yn cyhoeddi’n rhannol neu’n llawn eich gwybodaeth a ddarperir i ni mewn cyflwyniad i ymgynghoriad, ymateb i arolwg, gohebiaeth, neu yn ystod cyfarfodydd.  Byddai gwybodaeth o’r fath yn cael ei chyhoeddi ar ein gwefan.  Efallai y byddwn hefyd yn cyhoeddi rhannau o’ch gwybodaeth mewn dogfennau a gynhyrchir mewn perthynas â’n gweithgareddau ac a gyhoeddir ar ein gwefan.  Bydd unrhyw wybodaeth a gyhoeddir ar ein gwefan yn parhau i fod ar gael i’r cyhoedd.

Os byddwn yn cyhoeddi gwybodaeth a gyflwynwyd gennych ar ran sefydliad neu grŵp gwleidyddol yn y Senedd, byddwn yn cynnwys eich enw chi, teitl eich swydd, ac enw’r sefydliad neu’r grŵp gwleidyddol gyda’ch gwybodaeth.  Os byddwn yn cyhoeddi gwybodaeth a roddwyd gennych chi’n bersonol, dim ond os ydych wedi gofyn i ni gyhoeddi eich enw y byddwn yn gwneud hynny.

Mae’n ofynnol i ni osod gerbron y Senedd adroddiad blynyddol am ein gweithgareddau, gan gynnwys yr adnoddau a ddefnyddir gennym, yn ystod pob blwyddyn ariannol.  Gall ein hadroddiad gynnwys gwybodaeth a gawn drwy ein gweithgareddau.

Rhowch wybod i ni pe bai’n well gennych i ni beidio â chyhoeddi’r wybodaeth a gyflwynir gennych neu rannau ohoni.

Byddwn hefyd yn cyhoeddi teitlau unrhyw ymchwil y defnyddiwyd y Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu ar ei chyfer, ynghyd â’r gost ac enw darparwr y gwasanaeth.

Am faint o amser y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw nes ein bod wedi cwblhau’r darn perthnasol o waith ac am gyfnod o hyd at chwe mis ar ôl hynny. Ar ôl y cyfnod o chwe mis, byddwn yn cadw gwybodaeth ddienw.  Bydd gwybodaeth ddienw yn cael ei chadw drwy gydol y Chweched Senedd, sef y cyfnod y mae’r Penderfyniad mewn grym.  Cedwir yr ymatebion dienw i helpu i lywio adolygiadau blynyddol y Bwrdd o’r Penderfyniad.

Byddwn yn cadw gwybodaeth mewn perthynas â threuliau eithriadol am chwe mis ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol ddiwethaf y telir y treuliau ynddi.  Mae angen y wybodaeth hon i baratoi ein hadroddiad blynyddol.  Defnyddir hawliadau sy’n ymwneud â threuliau parhaus at ddibenion adolygiadau blynyddol i benderfynu a oes angen y treuliau o hyd.

Bydd unrhyw wybodaeth sydd wedi’i chyhoeddi i’r parth cyhoeddus yn aros yno.

 

Gwefan

Darnau o ddata yw cwcis sy’n cael eu creu yn aml pan fyddwch yn defnyddio gwefan, a chânt eu storio yn y cyfeiriadur cwcis ar eich cyfrifiadur chi.  Polisi cwcis

Mae ffeiliau log yn ein galluogi i gofnodi’r defnydd a wneir o’r wefan gan ymwelwyr.  Nid yw ffeiliau log yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol na gwybodaeth am y gwefannau eraill rydych wedi ymweld â hwy.

Beth fydd yn digwydd pan fyddaf yn cysylltu â safle arall?

Nid yw’r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol i wefannau eraill y mae dolen iddynt o’r wefan hon. Mae ein gwefan, sy’n rhan o wefan Senedd Cymru, yn cynnwys lincs i wefannau eraill, gan gynnwys gwefannau adrannau’r Llywodraeth yn ogystal â sefydliadau eraill.  Dylech bob amser sylweddoli eich bod yn symud i safle arall a byddem yn eich annog i ddarllen polisïau preifatrwydd y gwefannau eraill rydych yn ymweld â hwy.

 

Cysylltu â chi

Efallai y byddwn yn defnyddio’r manylion cyswllt a gyflwynir gennych i gysylltu â chi mewn perthynas â’r mater rydych wedi cyflwyno gwybodaeth yn ei gylch, ac unrhyw waith ychwanegol a wneir fel rhan o’n gwaith i ystyried y mater.  Rhowch wybod i ni, pan fyddwch yn cysylltu â ni, os hoffech i ni gadw eich manylion cyswllt a chysylltu â chi at y dibenion hyn.  Os byddwch yn nodi eich bod yn fodlon i ni barhau i gysylltu â chi, cewch roi gwybod i ni ar unrhyw adeg nad ydych am i ni wneud hynny mwyach.

Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Bwrdd Taliadau

Os gwneir cais am wybodaeth o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r wybodaeth a gawsom gennych yn llawn neu’n rhannol.  Gall hyn gynnwys gwybodaeth a gafodd ei dileu o’r blaen gennym at ddibenion cyhoeddi. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.

Eich hawliau

Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae’r hawliau sy’n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol rydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny yn berthnasol ym mhob achos, a byddwn yn cadarnhau a yw hynny’n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.

Mae’r hawliau’n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau yn ‘gais gwrthrych am wybodaeth’.

Hefyd, mae gennych hawl i wneud cais gennym ni:

  • bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi’r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau o ran eich gwybodaeth bersonol);
  • bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
  • ein bod yn rhoi’r gorau i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; ac
  • bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).

Os hoffech arfer unrhyw rai o’r hawliau sydd gennych o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gofyn cwestiwn neu wneud cwyn ynghylch sut y defnyddir eich gwybodaeth; cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data.

Sut i wneud cwyn

Gallwch gwyno i’n Swyddog Diogelu Data drwy ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod os ydych yn anfodlon ar sut rydym wedi defnyddio eich data.

Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon â’n hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.  Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF